Trong cuộc sống hối hả hiện nay, dường như chúng ta có quá nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành với vô số những công việc không tên và hầu như chúng chiếm hầu hết thời gian trong ngày của mỗi người. Những đầu việc không tên ấy khiến chúng ta luôn tất bật và rơi vào trạng thái mỏi mệt, kiệt sức. Thế nhưng, ai cũng chỉ có quỹ thời gian vỏn vẹn 24 giờ một ngày. Vậy làm thế nào để sử dụng quỹ thời gian ấy một cách hợp lý và hiệu quả?
Thực tế, tôi đã từng chứng kiến nhiều doanh nhân thành đạt, nhà quản lý tài ba hay các chị em nội trợ đảm đang làm được rất nhiều đầu việc, thực hiện đầy đủ các mục tiêu đề ra mà vẫn có thời gian đi tập gym hoặc thư thả uống trà, đọc sách. Bên cạnh đó, vẫn có nhiều người hoàn thành được tất cả công việc trong ngày nhưng lúc nào trông họ cũng đầu bù tóc rối, thậm chí stress. Trong trường hợp này, tôi không đề cập đến những người chọn cuộc sống thiên về hưởng thụ, có nhiều thời gian rảnh và thiếu động lực phấn đấu. Tôi nghĩ mình sẽ có một bài viết riêng về việc sống có mục tiêu và ước mơ. Trong nội dung hôm nay, tôi muốn cùng các bạn đi tìm hiểu một phương pháp giúp tối ưu hóa công việc dành cho người bận rộn.
Sau khi nghiên cứu về nhiều phương pháp quản lý thời gian, tăng hiệu quả công việc bằng các tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh, tôi rất hào hứng khi được chia sẻ với bạn phương pháp Time-boxing của tỉ phú Elon Musk. Tôi đã áp dụng phương pháp này trong vòng 2 năm qua và nó đã mang lại cho tôi một kết quả không ngờ.
Thú thật với bạn, tôi là một người phụ nữ bận rộn, có con nhỏ. Hằng ngày tôi đến trường giảng dạy cho các em học sinh lứa tuổi Tiểu học. Bạn biết đó, công việc của một cô giáo vô cùng bận rộn, tôi nghĩ không cần kể ra chắc bạn cũng hiểu. Song song với đó, tôi theo học tiếng Anh tại một trường Đại học ở TP. Hồ Chí Minh vào các buổi tối trong tuần. Cùng lúc ấy, tôi còn theo học một khóa đào tạo khác về Quản lý Giáo dục. Phần thời gian còn lại trong ngày, tôi dành cho mình và gia đình nhỏ. Phương pháp Time-boxing giúp tôi sắp xếp kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng. Nhờ đó, tôi tìm thấy sự cân bằng cho bản thân giữa hàng tá công việc bủa vây.
Bạn biết không, trong một buổi phỏng vấn của mình, tỉ phú Elon Musk từng tiết lộ rằng thời gian làm việc của ông dao động từ 80-90 tiếng mỗi tuần, nghĩa là nhiều gấp đôi so với một người đi làm bình thường. Ấy vậy mà, Elon Musk còn có thể dành 4 ngày một tuần để chơi với 5 đứa con của mình.
Bí quyết của ông là gì?
Thực ra, Elon Musk đã lập kế hoạch làm việc trong ngày theo từng quãng thời gian và mọi thứ đều được ông hoạch định từ trước. Phương pháp này có tên Time-boxing (đôi khi được gọi với cái tên Time-blocking). Hãy tưởng tượng bạn đựng thời gian của mình trong một chiếc hộp và bạn chỉ được sử dụng đúng quỹ thời gian trong đó mà thôi. Điều này bắt buộc não bộ của bạn phải thật sự tập trung vào bản chất công việc và dốc hết sức mình để hoàn thành nó. Khi đó, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, mọi thứ diễn ra một cách tuần tự theo kế hoạch mà không bị nhiệm vụ khác xen ngang.
Lấy một ví dụ dễ hiểu, nếu bạn quyết định trong buổi sáng hôm ấy sẽ viết kế hoạch cho kịp deadline 11 giờ trưa. Thế nhưng, khi vừa bắt đầu ngồi vào máy tính lúc 8 giờ, bạn lại cho phép bản thân lướt qua các trang web để đọc báo một tí. Sau đó, bạn đi pha một cốc cà phê để uống cho tỉnh táo rồi bắt tay vào viết phần mở đầu. Đang viết giữa chừng thì có vài tin nhắn gửi tới, bạn mở điện thoại kiểm tra tin nhắn. Một lúc sau, nhìn đồng hồ đã là 10 giờ, bạn giật mình quay trở lại bàn phím máy tính để làm tiếp công việc. Cuối cùng, bạn đã hoàn thành công việc chỉ trong vòng 1 giờ đồng hồ, song bạn lại kéo dài sự mất tập trung của mình suốt khoảng thời gian 2 giờ đồng hồ trước đó. Nếu đã từng gặp phải trường hợp tương tự như vậy thì bạn thử cân nhắc phương pháp Time-boxing nhé.
Time-boxing được thực hiện như thế nào?
To use this time-management tool, you allocate a certain number of hours or days, called a “timebox,” to each activity. You then use this time – and only this time – to complete the task. (www.mindtools.com)
Hiểu nôm na, để sử dụng công cụ quản lý thời gian này, bạn cần lên kế hoạch phân bổ một lượng thời gian (giờ, ngày) cố định cho mỗi một hoạt động. Theo đó, bạn chỉ được sử dụng khung thời gian đã định này – và chỉ duy nhất nó – để hoàn thành các nhiệm vụ của mình.
Trên thực tế, phương pháp này được rất nhiều người trên thế giới sử dụng bao gồm Bill Gates và Cal Newport.
Lợi ích của phương pháp này là gì?
– Bạn sẽ luôn có tâm thế chủ động và nắm rõ các đầu việc của mình trong ngày.
– Nếu công việc này cần sự cộng tác của đồng nghiệp trong công ty, phương pháp này sẽ giúp bạn tổ chức và phân công nhiệm vụ rõ ràng, nhanh chóng hơn.
– Sau một ngày, bạn biết mình đã hoàn thành được đầu việc nào, đối với những đầu việc nào còn dang dở, bạn có thể lập kế hoạch cho ngày tiếp theo.
– Năng suất làm việc của bạn được cải thiện đáng kể. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy mình có giá trị, tự tin hơn vào bản thân khi nhìn thấy thành tích của mình.
– Phương pháp này mang lại cho bạn sự cân bằng khi mọi kế hoạch đều đã đâu vào đó, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho sở thích cá nhân và gia đình.
Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu 4 bước để thực hiện Time-boxing nhé!
1. Lựa chọn nhiệm vụ phù hợp
Mặc dù Time-boxing là một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhưng không phải nhiệm vụ nào bạn cũng có thể áp dụng kĩ thuật này. Nếu áp dụng một cách thái quá có thể gây căng thẳng, đồng thời việc phân bổ nhiệm vụ không phù hợp có thể gây lãng phí thời gian. Do đó, bạn cần lựa chọn áp dụng time-boxing cho các nhiệm vụ phù hợp với bản thân.
2. Xác định mục tiêu, giới hạn thời gian
Theo định luật Parkinson, công việc luôn tự mở rộng ra và chiếm đủ thời gian được ấn định dành cho nó. Chính vì vậy, bạn cần dự đoán thời gian hoàn thành (hay deadline) cho mỗi nhiệm vụ mà bạn đã lựa chọn và phân bổ thời điểm thực hiện.
Ví dụ: Trong môn tiếng Anh, cô giáo giao cho tôi bài tập cuối khóa là viết một bài luận dài 10 000 từ trong vòng 1 tháng. Vận dụng phương pháp Time-boxing, tôi ước tính sẽ hoàn thành bài luận 10 000 từ trong thời gian 25 ngày nếu mỗi ngày mình viết 400 từ. (Giả sử tôi không nghỉ viết ngày nào). Tuy nhiên, tôi cũng cần chạy các đầu việc khác cùng một lúc. Do vậy, tôi đóng gói thời gian sẽ viết 400 từ trong vòng 1 tiếng đồng hồ mỗi ngày, bắt đầu vào lúc 9 giờ tối. (Khoảng thời gian này, tôi đã xong các việc khác, em bé nhà tôi cũng đã đi ngủ).
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ cho việc đo thời gian khi thực hiện Time-boxing như Clockify, Google Calender. Trong đó, tôi thích sử dụng Google Calender để đặt lịch cho tất cả các đầu việc quan trọng trong ngày.
Trở lại với ví dụ trên, tôi sẽ tạo lịch cho việc viết bài vào lúc 9 giờ tối mỗi ngày. Trong khoảng thời gian 1 giờ đồng hồ, tôi phải viết xong 400 từ cho bài luận. Bạn thấy đó, khi nghĩ tới việc với bài luận 10 000 từ, tôi cảm thấy đây là một nhiệm vụ khó khăn nhưng sau khi có lộ trình viết cụ thể thì mọi thứ trở nên dễ hình dung hơn nhiều.
Theo kinh nghiệm cá nhân, bước này bạn sẽ cần thực hành và tạo lập thói quen trong một thời gian dài để đưa ra sự ước lượng khoảng Time-boxing phù hợp với tình hình thực tế.
Đây là mẫu Time-boxing của tôi trên Google Calender. Tiện ích của ứng dụng này là tôi có thể đồng bộ các note trên điện thoại và laptop cũng như có thể mang theo bên mình mọi lúc mọi nơi. Các khung thời gian có thể được tùy chỉnh với nhiều màu sắc khác nhau, giúp cho việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn.
3. Thực hiện và đánh giá kết quả
Sau khi hoàn thành kế hoạch trong ngày, tuy việc đánh giá kết quả là bước đơn giản nhưng chúng ta cũng không nên bỏ qua. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trong thời hạn được giao, hãy phân tích và tìm hiểu kĩ lí do tại sao bạn chưa hoàn thành và đánh giá vào cuối mỗi timebox. Liệu rằng có phải bạn bị mất tập trung? Điều gì đã khiến bạn phân tâm, xao nhãng? Bạn có thể thay đổi điều gì cho lịch trình tiếp theo?
4. Phần thưởng dành cho bản thân
Đây là bước có thể thực hiện hoặc không, tùy vào lựa chọn của bạn. Trong thực tế, phần thưởng sẽ tạo động lực và truyền cảm hứng cho bạn tuân thủ hết các nguyên tắc để thực hiện nhiệm vụ trong thời gian dài. Chẳng hạn, cuối mỗi “chiếc hộp thời gian”, bạn tự ra một phần thưởng nho nhỏ cho bản thân như đi cà phê tán gẫu cùng bạn bè hoặc nằm dài trên sofa để xem tập film yêu thích của Netflix. Mặt khác, nếu có lúc bạn chùn bước hoặc trì hoãn thì bạn sẽ phải bỏ qua phần thưởng này và cố gắng hơn ở lần sau.
Tôi đánh giá cao Time-boxing ở chỗ là phương pháp này giúp tôi quyết đoán và có động lực mạnh mẽ hơn khi làm việc. Nếu có việc gì cần ít thời gian, chẳng hạn như trả lời một email công việc trong vòng 2 phút thì tôi sẽ làm ngay, không nấn ná hay hẹn lần hẹn lữa. Với Time-boxing được chuẩn bị sẵn từ tối hôm trước, tôi bình tĩnh giải quyết từng đầu việc quan trọng, cảm thấy an tâm hơn khi không có việc nào tạo áp lực vì không kịp dealine. Nhờ vậy, tôi có đủ thời gian chơi với con, đọc sách, học tiếng Anh, uống cà phê và thi thoảng làm thơ nữa. ^^
Kỹ năng Timeboxing không chỉ là hành động “đóng gói” thời gian mà còn là việc bạn hình thành ý thức rõ ràng về khoảng thời gian bạn có để trân trọng và sử dụng nó hiệu quả. Mục tiêu cuối cùng là hướng tới sự cân bằng trong công việc và cuộc sống, điều mà blog luôn hướng tới trên suốt hành trình đi tìm cảm hứng sống.
“Chỉ một lần ta đi qua đây
Một lần thôi rong chơi trần thế
Một lần rồi chẳng là lần nào nữa
Đừng hững hờ với nắng ấm ngày lên.”
Hãy sống hết mình cho mọi khoảnh khắc của hiện tại vì “Cuộc đời đó có bao lâu mà hững hờ.” (Trịnh Công Sơn)
Bạn có thích phương pháp Time-boxing này không? Hằng ngày, bạn có sử dụng công cụ quản lý thời gian nào khác không? Hãy chia sẻ cho tôi và bạn đọc biết nhé!
Chúc bạn một tuần mới tràn đầy cảm hứng sống.
Duyên Thắm
Ý tưởng hay và rất cần thiết đối với những người bận rộn. Quan trọng là bạn có đủ quyết tâm, timeline của bạn có ổn định như mong muốn của bạn không, người thân của bạn có ủng hộ PP này của bạn không và thực tế trong môi trường hiện nay của bạn thường xuyên có những deadline không mời mà đến khiến bạn không kịp trở tay. không? Lúc đó, bạn có còn có quỹ thời gian nào để xử lý tình huống ấy không?
Dạ, em cảm ơn chia sẻ của cô. Việc áp dụng phương pháp này cũng thoải mái thôi ạ. Em có viết rõ ở bước số 1, chúng ta cần lựa chọn nhiệm vụ phù hợp để xác định khung thời gian cho nhiệm vụ đó chứ không cần áp khung thời gian cho cả ngày. Nhiệm vụ quan trọng đó có thể là viết báo cáo, lập kế hoạch, học bài thi,… Khi xác định khung thời gian cho từng việc, chúng ta sẽ có sự tập trung cao và làm việc hiệu quả hơn. Trong trường hợp, khi chúng ta đang đi làm mà có những deadline khác ập tới, chúng ta sẽ linh hoạt ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp làm trước. Sau đó là tới những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Phương pháp này hướng chúng ta tới sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống. Khi chúng ta hoàn thành tốt các đầu việc, có thu nhập ổn định thì em tin chắc rằng người thân sẽ ủng hộ chúng ta ạ. Em cảm ơn những chia sẻ của cô rất nhiều. ^^
Bài viết rất hay, thiết thực và có thể
thực hiện theo một cách dễ dàng nếu có quyết tâm quản lý thời gian của bản thân hiệu quả hơn. Mình sẽ áp dụng liền. Cảm ơn cô Thắm.
Thật sự đây là một phương pháp mà nhiều người đã áp dụng thành công và từ đó thay đổi cuộc sống. Mình chúc bạn Ngọc Hà sẽ đủ quyết tâm để có thể tối ưu hóa công việc và tìm thấy được sự cân bằng trong mọi lĩnh vực nhé.
izg0zq
Không biết bây giờ em đặt câu hỏi thì có quá muộn không nhưng nếu được mong chị trả lời giúp em ạ. Em muốn áp dụng phương pháp này vào việc hình thành thói quen đọc sách trước khi đi ngủ, cụ thể là từ 21 giờ đến 22 giờ hằng ngày. Không biết với phương pháp này, em có cần đặt cụ thể là trong vòng 1 tiếng mình sẽ đọc được bao nhiêu trang không, hay chỉ cần là đọc sách trong khoảng thời gian 1 tiếng là được ạ? Em cảm ơn chị rất nhiều ạ.